O Poder Judiciário de Mato Grosso, que tem 139 anos, começa a descartar neste mês o primeiro lote de documentos antigos que estão arquivados e que não têm mais validade. O trabalho, que está sendo coordenado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), segue a Recomendação 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a qual orienta que todos os Tribunais criem comissões para gerir a memória do Judiciário.

Antes de fazer o descarte, toda a documentação passa por uma triagem. Os papéis são divididos em duas classes, aqueles oriundos da chamada “área fim”, que são os processos judiciais e os que pertencem a “área meio”, referente à parte administrativa do Poder Judiciário.

Um levantamento prévio feito pela comissão mostra que 87% dos documentos são da área administrativa. Para fazer o descarte foi feito um corte cronológico. Todos os papéis emitidos até 1945 serão arquivados, pois são considerados documentos históricos. A partir de 1946 eles serão descartados. Antes de sair dos arquivos todo o material será picotado e posteriormente doado para uma entidade filantrópica que irá vender para reciclagem e ficar com a renda.

Neste primeiro lote serão descartadas 320 caixas, que corresponde a 41 metros lineares. Serão picotados apenas documentos administrativos, como livros cargas, guias de Correios, guias de controle de estoque, entre outros papéis. A Tabela de Temporalidade, referente à “área meio” já foi homologada pelo CNJ, por isso esse material já pode ser descartado. Com relação aos processos da “área fim” o descarte vai começar no primeiro semestre de 2014.

“É importante ressaltar que os processos judiciais referentes à improbidade administrativa permanecerão arquivados, a guia de temporalidade da área fim não permite o descarte desses papéis”, explica o juiz auxiliar da vice-presidência, Lídio Modesto, que é o coordenador da Comissão Permanente.

Conforme ele, na Tabela de Temporalidade é especificado quanto tempo cada processo deve permanecer arquivado, para só depois ser descartado. Antes dos papéis serem doados para reciclagem é publicado um edital, onde é informado o que será descartado. O edital perdura 45 dias, durante esse período qualquer pessoa pode verificar o que será eliminado.

“O caminho é a digitalização de todos os processos, das áreas fim e meio. Hoje nossa preocupação é como armazenar digitalmente tudo isso. O Tribunal de Justiça de Mato Grosso está entre os quatro tribunais do país que estão juntos construindo um formato digital que possa ser compatível futuramente, pois os documentos que armazenamos hoje, temos que abrir daqui a alguns anos”, diz Modesto.

Clique aqui e confira a íntegra da Resolução 37/2011.